Impostos nas notas fiscais, e agora? - Por Paulo Soares

O objetivo da medida é dar transparência sobre a carga tributária incidente. O que muitos ainda não entendem sobre a polêmica lei é que o texto da norma não trata da carga tributáriaincidente naquela operação de venda, mas sim da totalidade dos tributos que influenciaram a formação daquele preço. Portanto, a carga tributária de toda a cadeia de produção e distribuição até a chegada àquele destinatário final da mercadoria.

 

Desta forma, a novidade traz dois desafios aos empresários do País. Primeiro identificar quando, e em quais operações, eles terão que destacar a referida carga tributária, pois a norma impõe tal obrigação apenas nas vendas aoconsumidor e segundo, e a mais complexa tarefa, identificar qual é o montante da referida carga tributária.

A primeira questão a ser respondida passa pela definição do que é consumidor. O Código de Defesa do Consumidor define consumidor como “toda pessoa física ou jurídica que adquire ou utiliza produto ou serviço como destinatário final.” Portanto, estando o empresário diante de uma relação de consumo, deve ser feito o destaque na nota fiscal.

Assim, se analisarmos o setor industrial ou atacadista, teríamos a seguinte situação: nas vendas realizadas para revenda – não há necessidade de destaque. Nas vendas realizadas para destinatário final da mercadoria, há necessidade de destaque. Sendo que neste último caso entende-se como destinatário final aquele que consome o produto em si e não o utiliza como insumo para o exercício de uma atividade empresarial.

Por exemplo, a venda de material de limpeza para uma empresa de conservação não é considerada uma venda para o consumidor, pois esta empresa utiliza aquele material como insumo para sua atividade empresarial, não sendo a destinatária final deste. Igualmente assim será, por exemplo, na venda de um insumo consumido na atividade industrial, ou na venda a um restaurante de pratos e talheres ou na venda a uma empresa de cestas básicas que serão distribuídas aos seus funcionários. Porém definidos os casos onde o destaque será obrigatório, passamos a missão de definir o valor aproximado do tributo incidente na formação do preço. Sinceramente, esta missão é muito difícil.

A complexidade de nossa carga tributária tornará praticamente impossível ao empresário fazer tal definição, principalmente para o micro e pequeno empresário. O fato é que se não houver por parte do Estado a disponibilização de um sistema informatizado para extrair tal informação por tipo de produto e por Estado/município será muito difícil o cumprimento desta norma, ou pior do que isto, passaremos a ter informações totalmente disformes entre os mais variados comerciantes.

A Lei que foi idealizada para informar o contribuinte sobre a carga tributária do País, sem formação do empresário sobre como aplicá-la, acabará por criar uma torre de babel e enorme desinformação. Logo, foi adequada a edição da MP 620/2013 que prorroga em doze meses, o prazo para adaptação sem punições às empresas. Contudo, se neste período nada for feito, a prorrogação não surtirá efeito algum e a Lei 12.741/2012 que foi um grande avanço na promoção da cidadania, jamais será corretamente cumprida.

(Jacques Veloso, advogado especialista em Direito Tributário; conselheiro – OAB/DF; presidente – Comissão de Assuntos Tributários e Reforma Tributária da OAB/DF; conselheiro – CARF – Conselho Administrativo de Recursos Fiscais do Ministério da Fazenda)

Fonte: http://www.dm.com.br/

A VERDADEIRA INOVAÇÃO DA INTERNET - Por Paulo Soares.

Artigo baseado no livro “FREE: O Futuro dos Preços” de Chris Anderson. Editora Elsevier.

Muitas são as diferenças entre empreender um negócio tradicional e um totalmente virtual.
No mundo da Internet existem outras recompensas pelos serviços prestados além do tradicional dinheiro. A atenção recebida pela empresa e a reputação dos seus serviços são moedas próprias desse mundo e, em muitos casos, tão importantes quanto o dinheiro de verdade.

A peculiar característica de negócios poderem ser avaliados monetariamente mesmo que não haja dinheiro envolvido em suas transações acabou por permitir o surgimento de empresas preocupadas em gerar o máximo de atenção na Web prestando serviços de boa reputação sem cobrar um único centavo por isso.

Normalmente esse tipo de empresa é sustentado com dinheiro de investidores que possuem a esperança de um dia transformar essa atenção em receita verdadeira.
A maneira mais comum de atrair dinheiro para operação é a velha estratégia de vender espaço para anúncios de propaganda, mas essa fórmula perde força a cada dia.
Outro destino comum era ser comprada por uma empresa maior e ter seu serviço absorvido em um portfólio mais amplo, o que também é cada vez mais raro.

A saturação desse modelo de negócio baseado exclusivamente em atenção e reputação está obrigando as empresas virtuais a tomar atitudes realmente inovadoras.

Ironicamente a grande inovação está em ter a capacidade de fazer com que os próprios usuários paguem pelos serviços prestados pelas empresas virtuais, a mesma capacidade que toda empresa tradicional sempre teve como obrigação principal.

O que dificulta e exige criatividade por parte do empresário é a cultura do grátis incutida nos consumidores que estão acostumados a não pagar por praticamente nada que venha da internet.

Qual deve ser o diferencial de uma empresa perante seus concorrentes capaz de motivar o consumidor a pagar por um serviço que outros fazem de graça?
Os empresários do mercado virtual sempre foram orgulhosos de suas inovações, mas agora chegou o momento da mais importante delas; Inovar na maneira de gerar a própria receita.


Paulo Soares.

Você armazena suas NF-e´s? Sabe o que acontece com quem não armazena? - Por Paulo Soares

Toda e qualquer nota fiscal eletrônica deve ser armazenada por no mínimo 5 anos, tanto as emitidas quanto as recebidas.


Como todos já sabem, as notas fiscais são os arquivos em formato XML e devem ser armazenados eletronicamente.


Alguns cuidados devem ser tomados ao executar essa tarefa:


• Arquivar as notas de forma organizada; Como o período legal de obrigatoriedade é de 5 anos o acúmulo de notas será inevitável e em caso de necessidade de uso separar e recuperar um lote delas será um problema.
• Arquivar de maneira profissionalizada; Novamente em razão do tempo obrigatório de guarda ser muito longo em regra as tecnologias comuns como o próprio computador, um servidor, um “pen drive” etc. não são suficientemente seguros, ferramentas especializadas são aconselháveis.
• Conferir a veracidade e a validade das notas fiscais recebidas antes de arquivá-las.


Apesar do fato de todos saberem que o arquivamento das notas é obrigatório e dos cuidados elencados acima serem importantes o que realmente faz a diferença na questão é a disciplina que uma rotina de backup exige.


A obrigação de guardar vários documentos eletrônicos diariamente, de forma regular e constante, que pode vir a ser útil um dia, e uma perspectiva de 5 anos em meio a uma rotina repleta de outras tarefas mais urgentes e imediatas vai contra as características do ser humano.


Acontece que na hipótese de uma fiscalização na empresa, no Estado de São Paulo, por exemplo, a multa para cada XML não encontrado é de R$ 1.200,00 (um mil e duzentos reais), é isso mesmo, um mil e duzentos reais para cada nota faltante no período de 5 anos acumulados. Façam as contas!


O risco é muito grande para não ficar preocupado. Não fazer o backup das notas pode criar um passivo tributário invisível que quando aparece tem um potencial de prejuízo enorme.


Atualmente já existem ferramentas que realizam essa tarefa de forma automática pela internet, incluindo em suas funções todos os cuidados para evitar problemas em uma eventual necessidade repentina.


O uso desse tipo de ferramenta é uma questão de responsabilidade, uma forma de garantir que não dependa exclusivamente da disciplina dos empresários a execução de uma tarefa tão facilmente esquecida e ao mesmo tempo tão perigosa quando negligenciada.


A única conclusão que podemos chegar é o caráter indispensável que um serviço desse possui, e, portanto, só cabe mais uma pergunta. Você já fez “backup” hoje?

Paulo Soares

A NOTA FISCAL ELETRÔNICA SEM CONSERTO - Por Paulo Soares

Todo empresa contábil sofre com os mesmos problemas. A nota fiscal eletrônica emitida incorretamente por seus clientes é um deles.

Em regra os contribuintes emitem suas notas fiscais eletrônicas durante todo o período do mês e somente ao final enviam os documentos para o escritório contábil processá-los.

Uma das características da nota eletrônica é a forma de comunicação instantânea com a Secretaria da Fazenda - em tempo real o contribuinte pede e recebe autorização para emitir suas notas.

A Secretaria da Fazenda autoriza e registra a nota emitida independente do conteúdo do documento estar ou não de acordo com a legislação fiscal.

A autorização da nota fiscal por parte do Fisco produz uma falsa sensação de segurança no contribuinte que imagina que sua operação foi homologada pelo Estado.

No final do mês, ao receber o lote de notas emitidas por seus clientes, o contabilista percebe que algumas foram elaboradas de forma equivocada podendo gerar uma gama de conseqüências negativas.

O sentimento é de frustração, a vontade é de voltar no tempo. Agora é tarde, a nota que não pode mais ser cancelada fica assim sem conserto. O documento foi previamente registrado junto a Secretaria da Fazenda e não pode mais ser modificado, deve ser lançado pelo contabilista de forma idêntica a que já consta do banco de dados do Fisco.

Casos muito graves podem ser objeto de um processo administrativo endereçado ao posto fiscal responsável, mas como é cediço, são pouquíssimas hipóteses que valem o custo de cutucar o Fisco com vara curta.

Com abuso de algumas expressões populares para a clareza da mensagem, o ideal para esse caso é utilizar a filosofia do “é melhor prevenir do que remediar” do que a tese de que “problema que não tem solução, solucionado está”.

A melhor atitude para todos é encontrar uma maneira que diminua drasticamente o risco do contribuinte errar a nota fiscal na hora de emitir. Informação e disciplina são elementos essenciais para a tarefa.

O contribuinte deve saber como emitir a nota e aplicar esse conhecimento de maneira invariável.

 Imagino que muitos contabilistas devem estar lendo essas palavras e julgando a tarefa como impossível, desanimados com a experiência que vivenciam no dia a dia com seus clientes.

A resposta óbvia para a questão é a tecnologia, da mesma forma que o Fisco tem se beneficiado dela para fiscalizar as empresas os contribuintes e seus contabilistas devem fazer o mesmo para não permanecerem em um estado hipossuficiente ou vulnerável.

Sistemas de emissão de nota fiscal eletrônica com parametrização fiscal e de preços razoáveis representam a solução para casos mais simples, empresas complexas merecem um produto mais completo capaz de geri-las de forma integrada.

Atualmente as ferramentas mais eficazes são aquelas instaladas nas nuvens, dando a possibilidade para que contribuintes e contabilistas possam trabalhar de forma colaborativa em um processo contínuo de aprendizado e acompanhamento permanente da legislação.

Quanto ao custo já existem ferramentas desse tipo que executam o serviço por menos de R$ 3,00 (três reais) mensais para cada empresa, ou seja, não existe mais nenhuma desculpa capaz de justificar erros em notas fiscais eletrônicas no Brasil.

Até a próxima.                   

Paulo Soares.

Advogado tributarista consultor de legislação para empresas de tecnologia especializadas em produtos de gestão administrativa, fiscal e contábil além de co-fundador da Wave Solutions.

www.facebook.com/wavesolutionsbr

O EMPRESÁRIO E SUA EMPRESA - OS REFLEXOS DO SPED NOS RELACIONAMENTOS

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é um programa que envolve todas as esferas fiscais brasileiras, Nacional, Estadual e Municipal, tendo como objetivo final controlar digitalmente 100% das atividades empresariais no Brasil.


O que a administração pública espera como resultado é um sistema tributário totalmente integrado pela internet com controle absoluto sobre as obrigações legais dos contribuintes.

Na prática a conseqüência para o empresário é mais simples e direta; Nos próximos anos o governo vai controlar tudo o que fizermos independente da presença de um fiscal, e isso ocorrerá de forma rápida e precisa.


Paradigmas culturais de uma parcela dos empresários brasileiros como o “caixa 2”e todos seus comportamentos adjacentes que resultam em diminuição dos valores que deveriam ser recolhidos aos cofres públicos serão extintos.


Assim como qualquer quebra de paradigma essa também será traumática. A mudança obrigatória na maneira de conduzir seu negócio vai forçar o empresário a mudar também suas políticas de relacionamento.


Como lidar com a nova conjuntura e relacionar-se com os sujeitos ali inseridos será determinante para fazer com que a empresa seja capaz de sobreviver.

O empresário em sua rotina relaciona-se com vários agentes; Clientes, fornecedores, governo, comunidade, sócios, contabilista etc. e para enfrentar o desafio em questão deverá rever alguns aspectos desses relacionamentos.


O principal relacionamento que deve ser revisto é o que o empresário possui com a própria empresa.


Os empresários devem questionar a si mesmos qual o significado que seus negócios possuem em suas vidas. O que a empresa representa para ele e para sua família, para seus funcionários, clientes e fornecedores, para o mercado, enfim para toda sociedade.


A causa mais comum da situação precária que muitas empresas vivem atualmente no Brasil é a concepção do empresário que considera seu empreendimento unicamente como um meio de subsistência.


Quando a empresa é vista como uma instituição que possui objetivo próprio independente daqueles de seus sócios, sem que haja confusão entre seus recursos e patrimônios, com uma gestão profissionalizada, sem influência sentimental e com uma meta clara a ser alcançada a probabilidade de sucesso é imensa.


Uma empresa profissionalizada tem condições de gerar as informações necessárias para determinar qual a margem de lucro possível de ser obtida em determinado mercado e de acordo com seus custos reais, incluindo seus tributos e sem a necessidade de omitir receitas para pagar menos impostos.


Toda essa mudança pode parecer difícil a primeira vista, principalmente para aqueles que estão sozinhos na aventura de empreender, mas o que poucos sabem é que geralmente os seus contabilistas possuem os conhecimentos necessários para todas as tarefas necessárias, e sobre o relacionamento entre o empresário e seu contador falaremos no próximo texto.

Por Paulo Soares

NÃO BASTA EMITIR A NOTA FISCAL ELETRÔNICA III - Por Paulo Soares

No terceiro texto sobre o mesmo tema, emissão das notas fiscais, abordaremos a questão da obrigatoriedade de arquivamento das notas fiscais eletrônicas recebidas pelo contribuinte.


Em qualquer operação acobertada por nota fiscal eletrônica, seja de compra, de devolução, de remessa etc. o destinatário da NF-e deve invariavelmente arquivar os XML´s pelo período de 6 anos.


A regra é a mesma aplicada para as notas emitidas; Cinco anos da prescrição tributária além do exercício de emissão, e com as mesmas penalidades, R$ 1.200,00 (mil e duzentos reais) de multa por cada XML não localizado em caso de fiscalização no Estado de São Paulo.


Além disso, ainda temos os cuidados de verificação e validação que devem ser feitos ao receber as notas dos fornecedores.


A primeira delas é ter certeza que a nota fiscal realmente está destinada para sua empresa. Pode parecer estranho, mas acontece com muito mais freqüência do que se pode imaginar. Receber notas fiscais de fornecedores que, por equívoco ou por má fé do emitente, não são destinadas para o CNPJ correto é corriqueiro.


A coisa é grave, independente do motivo que fez com que essa nota chegasse até a empresa sua presença é extremamente maléfica. A eventual escrituração do documento nos livros fiscais pode causar um grande prejuízo financeiro em forma de multa por parte do fisco que, considerando a conduta como fraudulenta, pode inclusive comunicar o Ministério Público para que providências criminais sejam tomadas.


Outra verificação a ser feita é a validade da nota fiscal recebida. A nota fiscal em formato XML obedece a um trâmite de elaboração, assinatura e permissão de emissão por parte das Secretarias da Fazenda dos Estados. Ao receber uma nota do seu fornecedor é imprescindível conferir se está oficialmente autorizada.


A melhor maneira que existe para essa verificação se faz por meio de uma consulta no site da SEFAZ, a não ser que a empresa possua uma ferramenta digital que realize automaticamente a validação.


Novamente, caso uma nota fiscal eletrônica com a emissão não autorizada seja juridicamente internada na empresa, em caso de fiscalização as conseqüências serão idênticas à hipótese anterior, multa e possível processo criminal para o empresário.


Finalmente existe a necessidade prevenir o mais óbvio dos erros - escriturar a nota fiscal em duplicidade. Outro caso que ocorre regularmente nas empresas é a possibilidade de lançar duas ou mais vezes a mesma nota nas apurações fiscais, potencialmente, as conseqüências dessa conduta são as mesmas que as duas anteriores, e por esse motivo, é capaz de gerar o mesmo resultado nefasto.


Por mais simples que pareça, receber, lançar e arquivar as notas fiscais recebidas é uma tarefa crítica da rotina de uma empresa, e deve ser tratada com a gravidade que as informações sobreditas comprovam que ela merece.

Paulo Soares

NÃO BASTA EMITIR A NOTA FISCAL ELETRÔNICA II - Por Paulo Soares

Dando continuidade a série de textos que pretende explorar algumas informações básicas sobre a Nota Fiscal Eletrônica passamos a abordar novos assuntos práticos de grande relevância para a vida saudável das empresas do ponto de vista fiscal.

Aos empresários não basta emitir a nota fiscal eletrônica com já diz nosso título, a grande maioria dos contribuintes entende que cumpriu sua obrigação ao ter a emissão de sua nota fiscal eletrônica autorizada, mas isso é só o começo da história.

Após receber a autorização de emissão da nota por parte da Secretaria da Fazenda Estadual a empresa deve tomar três providências com seu documento; Realizar o backup do arquivo; Enviar o arquivo para o destinatário da nota; Disponibilizá-lo para o contador responsável pela empresa.

No presente texto vamos explorar a primeira providência, ou seja, o arquivamento obrigatório do XML.

Insistindo nas diferenças entre o DANFE e o arquivo XML já sabemos que não adianta arquivar os papéis onde foram impressos os DANFES achando que aquilo é documento apto para surtir efeito jurídico.

O que realmente se deve fazer é o backup dos arquivos XML durante o período de 5 anos da prescrição tributária além do ano de exercício da própria emissão do documento, o que para simplificar e não errar no cálculo aconselhamos arredondar o período para 6 anos por via das dúvidas.

Mas a pergunta é o que devemos guardar e como? Quase ninguém sabe, mas para o fisco todos os arquivos XML enviados para serem autorizados como notas fiscais são considerados juridicamente relevantes e não somente aqueles que foram autorizados.

Os arquivos enviados pelo contribuinte para a Secretaria da Fazenda Estadual são tecnicamente denominados de XML-E, e os arquivos recebidos com a resposta da consulta dada pela Secretaria da Fazenda Estadual são tecnicamente denominados XML-S e ambos devem ser arquivados de forma organizada e segura por 6 anos.

Tanto os arquivos originalmente produzidos pelo contribuinte antes de serem enviados para aprovação, quanto os recebidos com as respostas do fisco, independente de qual tenha sido essa resposta, devem ser arquivados, e quando afirmamos que isso deve ser feito de forma organizada não é por capricho.

Como afirmamos anteriormente esse backup deve englobar um período de 6 anos, assim, o número de notas fiscais acumuladas será grande. Eventualmente, ocorrendo a necessidade de recuperá-las para atender uma fiscalização, separar as corretas para enviá-las e cumprir a intimação dentro do prazo estipulado, que pode ser fixado em horas como é permitido ao agente fiscal, pode se transformar em um grande problema.

Por tudo o que foi dito até aqui é óbvio que a maneira de realizar o backup dessas notas também importa muito, e sendo assim, as empresas devem adotar uma política de backup especial para os arquivos XML. Uma política que leve em consideração em primeiro lugar a garantia que todos os arquivos estão sendo arquivados em segurança sem exceção, e que também possua mais de um receptáculo de armazenamento, ou seja, arquivar os XML´s por meio de pelo menos dois métodos diferentes e reciprocamente redundantes, de preferência que pelo menos um deles seja de nível profissionalizado.

Devemos prestar atenção ainda a outro aspecto fundamental, tudo o que foi dito sobre o arquivamento das notas fiscais emitidas pelo empresário também vale para as notas fiscais eletrônicas recebidas tendo seu CNPJ como destinatário, mas esse assunto fica para o próximo texto dessa mesma série.

Paulo Soares